Un soprannome che mi sono guadagnata durante la mia carriera lavorativa è “caterpillar”, probabilmente perchè nei momenti di lavoro intenso, quando il tempo stringeva, avvertivo tutti dicendo che mi sarei messa in modalità “caterpillar” il che significava indossare lo sguardo della determinazione, dritta all’obiettivo, concentrarmi su una sola attività ed impegnarmi a concluderla, il più delle volte con un risparmio di tempo rispetto alle tempistiche previste.

Questa mia caratteristica non è certo qualcosa di straordinario ma una grande capacità di ottimizzazione del tempo che ho acquisito grazie all’esperienza, alla mia indole curiosa che mi permette di imparare da altri più esperti di me e qualche altro trucchetto che svelo in questo post. Se coltivata nel modo giusto, però, può diventare un superpotere che vi farà distinguere dagli altri e che vi cambierà la vita, sia professionalmente che nella gestione degli impegni privati di tutti i giorni.

Nel complesso, l’ottimizzazione del tempo non è una pratica che si apprende dall’oggi al domani. Bisogna avere la predisposizione per imparare e per mettersi in gioco perchè alcuni principi di questa particolare capaicità sembrano essere controproducenti (come l’imporsi dei momenti di pause).

Il tempo è la risorsa più preziosa e più importante che ognuno di noi ha a disposizione, in qualsiasi ambito. Il freelancer lo sa bene perché, per questo aspetto, corre più rischi rispetto ad altri. Una delle principali sfide del lavoro di freelance consiste infatti nell’essere sia lavoratore che capo di sé stesso, bilanciando il tempo dedicato al lavoro per diversi clienti, le responsabilità e il tempo libero.

Questo gioco di equilibrio riguarda però tutti, freelancer e prima di dettagliare i barbatrucchi su come ottimizzare il tempo, è bene capirne i principi su cui questo si regge: primo fra tutti tenere a mente che il tempo è denaro. Non è solo un proverbio ma una realtà. Seguono poi la capacità di concentrazione, una buona pianificazione/organizzazione dei lavori e delle priorità, apprendimento delle tecniche di gestione del tempo.

Il tema è talmente ampio che ho deciso di affrontarlo in diverse parti… quindi, parte I: la concentrazione.

Mantenere la concentrazione durante il lavoro è difficile soprattutto in un momento storico come quello attuale nel quale molti di noi sono impegnati nel lavoro in modalità smartworking nella tranquillità della propria zona di comfort, circondati da distrazioni di tutti i tipi: social, cellulari, faccende casalinghe e anche gli stessi pensieri sono tentazioni che rischiano di distrarci e farci perdere tempo.

come RIUSCIRE A MANTENERE una giusta concentrazione?

  1. Isolarsi. Trova una stanza, un posto dove poter stare in tranquillità. Se ti aiuta, usa delle cuffiette per mettere un po’ di musica da concentrazione (ce ne sono tantissime e di tutti i ritmi) oppure trova un luogo dove c’è più silenzio possibile. Per mantenere la concentrazione non devi essere ovviamente disturbato da fattori esterni o, perlomeno, limitare il disturbo il più possibile. Quando sono in ufficio e i colleghi mi vedono con le cuffiette addosso, sanno che quello è un momento tutto mio e che non posso essere disturbata se non per cose veramente urgenti. Se non sono le cuffiette trova qualcosa che indichi a chi ti sta attorno che quel momento è sacro e che non può interrompere il tuo flusso di concentrazione. Può essere un oggetto, un foglietto, qualsiasi cosa… un po’ come il cappello che si mette alla maniglia della porta tra coinquilini per indicare i momenti “privati”.
  2. Ogni cosa a suo tempo. Una delle migliori tattiche per non perdere la concentrazione è quella del cosiddetto “single touch” (singolo tocco) che prevede di fare qualcosa solamente quando si ha effettivamente il tempo di farlo. Se siamo concentrati su una particolare attività che richiede la nostra attenzione, il “blin” del cellulare o della posta elettronica che segnala l’arrivo di un messaggio, non può essere motivo per distogliere lo sguardo da quella che è la nostra occupazione prioritaria. Nella maggior parte dei casi a quel messaggio non risponderemmo comunque proprio perchè penseremmo di poterlo fare più tardi senza badare che quell’attimo di disattenzione che in quell’istante appare essere impercettibile, è in realtà composto da diversi secondi trascorsi a perdere e ritrovare il filo di quello che stavamo facendo. Se si facesse il conto di tutte le volte che veniamo distratti da cose e pensieri noteremmo che il tempo di distrazione è sicuramente maggiore a quello di reale concentrazione.
  3. Concentrarsi. Scontato, forse… in realtà ma per chi lavora molto al pc rappresenta un vero e proprio un problema perchè inconsapevolmente il cervello viene allenato ad un continuo “clic” e ad aprire tante finestre da utilizzare contemporaneamente. Allo stesso modo, nella mente, si aprono tanti pensieri come le finestre sul computer che però a differenza di queste, non possono essere chiuse cliccando su una X rossa. Purtroppo, non esistono metodi magici per imparare a concentrarsi su una cosa per volta e lasciare i pensieri da una parte, per il tempo che ci serve. Per fortuna, però, il cervello può acquisire questa capacità con un po’ di pratica e allenamento.
  4. Scaricare i pensieri urgenti. Sarebbe bello funzionare come un pc, a volte, e poter fare il download dei propri pensieri su un hard disk esterno vero? Un metodo che io utilizzo però per parcheggiare i pensieri urgenti che mi attraversano la mente mentre sono concentrata è un blocchetto notes. Come il pensiero arriva…taaac… parcheggiato!! Non scrivere più di tanto e non soffermarti a dettagliare la tua nota o a pensare cosa devi fare d’altro, appuntati il pensiero velocemente e torna con la tua concentrazione su quello che stavi facendo prima. Questione di qualche secondo e che permette al cervello di abituarsi a non accumulare i pensieri. Questo servirà per creare la tua to do list. Cos’è questa cosa astrusa?? Ci arriviamo nel prossimo post!
  5. Fermarsi, allo stesso modo, è un modo per ottimizzare la propria concentrazione. Sembra un paradosso ma è proprio così. Prendersi pochi minuti di pausa, rigenera la mente e permette di tornare sulle priorità concentrati come prima. Attenzione però… intendo una pausa reale, non una trascorsa al computer a mangiarsi una mela o ad esaminare l’agenda in cerca degli appuntamenti successivi. Dieci minuti di puro sfogo, per un caffè, due chiacchere con un collega o un amico, una breve passeggiata, la lettura di un libr ossigenano il cervello con altri contenuti e lo ricaricano. È importante capire quanto il riposo e il riposo mentale ci permettano di lavorare meglio di chi invece non si ferma mai. Continuare a lavorare ininterrottamente mina la produttività personale facendoci arrivare a fine giornata completamente piallati. Difficilmente inoltre, con un ritmo del genere, si potrebbe proseguire a lungo nel corso dei giorni mantenendo un buon livello produttivo.
  6. Usare la tecnologia. È vero che in tanti casi è fonte di distrazione ma in alcune situazioni, possiamo sfruttarla a nostro favore. Esistono app che misurano le nostre attività quotidiane e che redigono dei report per mostrarci nel dettaglio in quale attività perdiamo tempo, in modo così da poter modificare le nostre abitudini. Una di queste è Smarter Time. Rescue Time è molto simile ma a differenza della prima che analizza tutte le nostre attività giornaliere, si concentra sul tempo che passiamo sui social. Hai presente quando hai la sensazione di avere l’acqua alla gola e vorresti avere mezza giornata in più? E se scoprissi che 3 ore di quella giornate le hai passate tra Facebook e Instagram, non ti verrebbe in mente di rivoluzionare un po’ le cose dedicando quei minuti a qualcosa che ha la priorità rispetto ai social? Forest è la app che personalmente trovo più carina. Da buona nerd sono attratta da tutto ciò che si presenta sottoforma di videogioco. Questa app permette di piantare un albero virtuale e di vederlo crescere sullo schermo del cellular, come una specie di screensaver. Lo scopo sta nel non uscire dalla schermata principale della crescita dell’albero perchè in questo caso morirà e sarà necessario ricominciare da capo. Se invece siete amanti delle sfide “Hold” è la app giusta: ogni 20 minuti passati lontano dal cellulare, senza toccarlo, viene assegnato un punto. Arrivati ad un determinato punteggio, si possono ricevere regali o sconti da utilizzare online o in strutture limitrofe.
  7. Fatti spalleggiare da una tazza. Se i trucchetti sopra elencati non sono sufficienti, che sia di caffè forte, di té al guaranà, va bene… sono energizzanti naturali che permettono al nostro cervello di caricarsi e avere la giusta energia per essere scattante! Ecco svelata la presenza di qualche tazza che durante la giornata lavorativa mi fa sempre compagnia!

E riguardo alla pianificazione/organizzazione? Appuntamento al prossimo post!