Nel post precedente ho scritto a proposito del primo aspetto della gestione del tempo, ovvero come mantenere la concentrazione. Ora però è giusto mettere il focus sulla parte pratica: come individuare le priorità e in che modo organizzare gli impegni della giornata.

Premetto che questa non sia l’unica e la sola vera guida sulla gestione del tempo. È un sistema organizzativo che mi sono creata negli anni e che ho plasmato su di me, dopo aver fatto tutta una serie di scivoloni di pianificazione che mi hanno incasinato la giornata più che a sistemarmela. Il sistema però va adattato alle proprie esigenze, ai propri ritmi e carattere, quindi prendila come una traccia che poi potrai modificare a tuo piacimento.

  1. Trova un giorno particolare da destinare alla pianificazione. Normalmente io utilizzo il sabato, perchè la domenica ad eccezione di particolari momenti nei quali devo comunque lavorare, preferisco staccare del tutto e dedicarmi alla famiglia e agli amici. È importante pianificare tutta la settimana che verrà perchè pianificare ad ogni fine giornata ti farebbe perdere tempo e non è questo il nostro obiettivo.
  2. Da cosa partire? Dalla “to do list” o lista delle cose da fare. Annota tutti gli impegni, gli appuntamenti, i propomeria e anche ciò che riguarda il tempo libero. Qui sotto ne trovi una di esempio che ho realizzato apposta per l’occasione. Non è importante dividere i vari compiti per priorità, a questo punto, perchè potrai farlo più avanti. Se non ami i pizzini di carta puoi anche utilizzare strumenti online come “Trello” che io uso e trovo veramente validissimo. Permette di dividere i task in liste, assegnando la priorità con etichette ad ognuno di questi e, una volta completati, di archiviarli o cancellarli. Infine, potresti anche usare un pizzino per prendere nota di tutto e poi trasferire il tutto su Trello o altre to do list online.

3. Suddividi la tua to do list per diverse liste. Io ad esempio ho inserito tutto per “formazione”, “lavoro”, “network”, “personale” e promemoria.

Cosa ho indicato nella lista “formazione”? Tutto ciò che riguarda la formazione e quindi corsi e/o webinar ai quali mi sono iscritta, o che ho intenzione di frequentare. La lista “lavoro” cambia a seconda dei vari incarichi che ho al momento. Questa lista è ulteriormente suddivisa per giorni perchè ci sono giornate specifiche nelle quali ho sempre gli stessi compiti (ad es. quando devo preparare la tazzina linguistica che pubblico due volte a settimana su Instagram, il post sul blog che esce ogni giovedì oppure la “cup of me”- con le mie confessioni e riflessioni semi privati e semi serie- del sabato, sempre su Instagram).

La lista “network” comprende ciò che ho in mente di fare per estendere la mia rete di contatti. Qui inserisco anche call con colleghi, scambi di e-mail e altro. Questa è in particolar modo studiata per i freelance per i quali la parte di rete e conoscenze è fondamentale per il proprio lavoro e per acquisire nuovi clienti.

“Personale” raggruppa i miei appuntamenti privati. L’allenamento mattutino, la lezione di pilates e tutti gli appuntamenti abituali che di settimana in settimana si ripetono nel corso dei giorni e circa sempre gli stessi.

“Promemoria” dopo la lista “lavoro” è quella più importante: è come una specia di hard disk esterno nella quale scarico i pensieri. Mi annoto di controllare se il sig.re tizio mi abbia risposto alla e-mail, di andare a comprare il regalo per la mia amica e verificare la fattibilità di quel progetto che di sera, alle 23, mi è venuto in mente. È quel taccuino, anche se online, a cui facevo riferimento nel precedente articolo e che è importante utilizzare quando durante il momento di concentrazione intenso, un pensiero particolare ci attraversa la mente e per il quale non dobbiamo assolutamente distrarci. Non hai letto l’articolo precedente? Eccolo qui 🙂 Sfide di un freelancer: la gestione del tempo- parte I

Ora che hai inserito tutte le attività all’interno delle diverse liste, riguardala e valuta se sia il caso a determinati compiti di assegnare delle priorità utilizzando colori o etichette, qualora tu voglia usare Trello.

4. È arrivato il momento di stabilire come procedere con l’organizzazione giornaliera. Dopo tanti sistemi come la matrice di Eisenhower che prevede la distinzione delle priorità in 4 riquadri, kanban board con la suddivisione in colonne do-doing-done, ho trovato quella che su di me funziona meglio: il sistema di organizzazione a fasce. Ne sono venuta a conoscenza grazie a Dario Albini, un super freelance mega esperto in materia che vi consiglio di seguire su Instagram e/o Youtube. Con questo sistema avrai la possibilità di dare maggiore sistematicità alle tue giornate, suddividendole per fasce e quindi per orari. All’interno di ogni fascia, poi, potrai andare a lavorare sui vari task così come indicati nella tua to do list.

Facciamo un esempio pratico. Io mi sono suddivisa la mia giornata tipo in

  • personale (06:30-07:30)
  • lavoro (07:30-12:30)
  • libero (12:30-13:30)
  • formazione (13:30-15:00)
  • lavoro (15:00-17:00)
  • network (17:00-17:30)
  • buffer (17:30-18:00)

Perchè la prima fascia “personale” inizia così presto alla mattina? Perchè sono matta e vado a correre prima di andare a lavoro. Non dev’essere ovviamente un’abitudine anche tua e questa fascia potrebbe essere spostata in altro momento o completamente eliminata, se non ne senti la necessità. Oppure, potrebbe contenere un altro tipo di attività personale che ritieni essere necessaria per te (fare colazione con calma davanti ad un telefilm, leggere o semplicemente…dormire!)

Quando scatta la fascia “lavoro” so che a seconda delle giornate e dei compiti, mi devo concentrare sulla lista che riguarda questo argomento e che ho riportato nella to do list. Ti ricordi cosa avevi inserito? Ecco, in queste ore concentrati su tutto quello che hai inserito in questa particolare lista.

Continua così anche per le altre fasce, rispettando le varie annotazioni che ti sei preso sulla to do list.

Buffer… cos’è? È uno spazio che serve da cuscinetto di salvataggio, per le emergenze.

La pianificazione è un’attività stupenda quanto precaria perchè può andare a broccoli in un attimo, a causa di uno o più imprevisti. Per questo è importante tenere a mente due regole d’oro dell’organizzazione a fasce.

La prima è appunto il buffer che serve per ampliare la giornata lavorativa nel caso in cui per qualche motivo siamo in ritardo rispetto alla programmazione. La seconda, invece, è sapere che se non riusciamo a rispettare una fascia per N motivi, la soluzione non è spostarla di orario ma, per quella giornata in particolare, eliminarla. Questo perchè spostandola si rischierebbe di trascinarsi oltre anche tutte le altre facendole scalare nel corso della giornata e portandovi a dover affrontare una giornata interminabile e in maniera decisamente poco produttiva. La gestione del tempo è il principio sul quale ruota la produttività e lavorare in maniera caotica per colpa di qualche contrattempo non è la soluzione.

5. Appuntamenti. Come si gestiscono? Ora che hai impostato la settimana con l’organizzazione a fasce e che hai come riferimento per le tue attività la to do list, puoi inserire i vari appuntamenti all’interno del calendario evidenziandoli rispetto alle attività a fasce. Io ad esempio, utilizzo Google Calendar per la pianificazione della mia giornata e al suo interno, per ricordarmi gli appuntamenti importanti, inserisco dei promemoria che mi avvisino almeno un’ora prima. Condisco il tutto con il colore rosso per gli impegni lavorativi e gialli per quelli personali (caffè con l’amica, pranzo con i genitori, ecc…) et voilà… un piano organizzato e pianificato del mio tempo.

Qui sotto un esempio di quello che ho ottenuto della mia settimana con il sistema di organizzazione a fasce. Google Calendar tra l’altro si sincronizza anche con il calendario sul cellulare e anche con il Google Home di casa. Ogni mattina basta che dica “buongiorno Google” per avere una panoramica degli appuntamenti urgenti che mi sono prefissata e delle fasce che mi attendono.

Esistono però alcune tecniche che aldilà di quelle di pianificazione vera e propria ci aiutano a gestire il tempo all’interno di ogni fascia e, in particolare, il tempo da dedicare ad ogni attività.

Quali sono? Ultimo appuntamento con il prossimo post di giovedì!