Ultima post sulla gestione del tempo. Nei precedenti articoli ho spiegato come organizzo il mio tempo identificando tutti i miei impegni, lavorativi e non ed inserendoli in una to do list suddivisa in categorie (lavoro, personale, network, formazione ecc…). Poi, ho scritto dell’organizzazione a fasce che trovo sia veramente efficace e che mi permette di avere da un lato una routine quotidiana, di cui avevo in parte bisogno e anche un’ottima gestione della mia giornata lavorativa.

Ora però che è tutto chiaro e definito nel bel programma che ti sei creato, come fare a tenere traccia del tempo da impiegare in ogni attività?

I più esperti penseranno “con la tecnica del pomodoro”! E invece no… spiacente ma dopo averla testata per diverso tempo ho capito che non faceva proprio per me. La possibilità di tenere traccia del mio tempo con un timer “fisico” mi piaceva molto ma essendo continuamente interrotta ho iniziato a leggere e studiare altre tecniche che mi permettessero di conciliare le interruzioni dell’ufficio, spesso inevitabili e che non posso rimandare semplicemente dicento “sto facendo un pomodoro”, con la ripresa della concentrazione sull’attività che stato facendo. Il mio errore più grande nella tecnica del pomodoro stava nel farmi prendere dall’ansia del tempo che proseguiva e che mancava al “driiin” del timer. E ciao recupero della concentrazione!

Per questo motivo ho iniziato a seguire una tecnica meno conosciuta e forse meno utilizzata ma, almeno per me, più efficace: il Task Batching.

Questa tecnica consiste nel suddividere ogni attività di un processo lavorativo in “slot” di tempo ben definiti, suddivisi per tema. Requisito fondamentale è conoscere bene i vari step da compiere per terminare il lavoro e le diverse tempistiche. Non è assolutamente detto che il tema debba prendere tutta la vostra giornata, anzi, io normalmente creo più momenti “tematici”. All’interno delle mie due fasce lavorative che sono una di mattina e la seconda di pomeriggio, imposto dei temi. Ad esempio, la prima parte della mattinata può essere dedicata alla traduzione, mentre la seconda al copywriting. Stessa cosa per il pomeriggio. Alternare le attività mi dà la possibilità di non disperdere le energie al contrario di quello che si possa pensare ma di avere maggiore concentrazione grazie alla differenziazione nei vari compiti.

I tempi sono ovviamente molto più dilatati rispetto alla tecnica del pomodoro che prevede di impostare timer anche di pochi minuti. Nella tecnica del Task Batching non capiterà quasi mai di avere attività di durata inferiore ai 30 minuti cosa che ci permette di utilizzare una clessidra che non disturba, non mette ansia e anzi infonde tranquillità con l’immagine della sabbia che lentamente scivola verso il basso. Se ne avete una fisica, tanto meglio. Io ne utilizzo una digitale che ho scaricato sul mio cellulare e che serve in questo caso ad un doppio scopo: se non voglio infatti interrompere il flusso della sabbia evito di guardare il cellulare, cosa che aumenta la mia concentrazione.

Un altro aspetto positivo del task batching è che permette di imparare costantemente qualcosa su sé stessi e di migliorare nel tempo, tenendo traccia del tempo impiegato per una particolare attività. Questo permette di velocizzarci in futuro se siamo stati troppo lenti o anche di calcolare con precisione quanto tempo dobbiamo impiegare per svolgere un particolare lavoro, dato che ci torna utile anche per elaborare un preventivo accurato e dettagliato.

Il Task Batching è un cugino stretto del Day Theming, più estremo, il quale prevede di suddividere l’intera giornata in tematica (per me davvero troppo noiosa e pesante) e il Time Boxing o Time Blocking, tecnica nella quale si impostano blocchi di tempo per determinate attività (ma ci vuole sempre un timer).

Le tecniche di gestione del tempo, così come quella di pianificazione e organizzazione del lavoro e delle priorità sono davvero tantissime, sempre in continua evoluzione e soprattutto devono essere testate per riuscire a trovare quella più adatta. Ad ognuna la sua, insomma.

La gestione del tempo in pillole

  • Imparare a mantenere la concentrazione isolandosi, dedicandosi ad una sola attività alla volta, utilizzando un blocco note per appuntare i pensieri urgenti, sfruttare le app per bloccare il cellulare da messaggi e qualsiasi altro tipo di distrazione tecnologica, fare delle pause e se, tutto questo non basta, prepararsi una tazzona di caffè o di té energizzante
  • Individuare le attività/priorità e organizzare la giornata. Partire dall’individuazione delle priorità e delle attività. Destinare un solo giorno alla pianificazione ed elencare tutte gli impegni della settimana, sia lavorativi che personali. Inserire le attività in una to do list da suddividere in categorie (ad es: lavoro, formazione, personale, promozione, amministrazione… ecc..). Procedere poi con l’organizzazione della settimana, suddividendo la giornata per fasce che riportino lo stesso nome delle liste che hai creato all’interno della tua maxi to do list. Regola per le fasce: non devono essere spostate di orario nel corso della giornata perchè andrebbero ad intaccare tutte le successive e a far saltare completamente la pianificazione. Se una di queste salta per alcuni imprevisti, eliminarla del tutto per quel giorno. Altra seconda regola fondamentale è la presenza del “buffer”, ovvero un margine di tempo a fine giornata da tenere per emergenza.
  • Gestire gli appuntamenti con un calendario e non nella to do list. Gli appuntamenti, così come le consegne, sono qualcosa che non può assolutamente essere perso di vista e rischiare di perdersi nell’elenco delle tante altre attività lavorative. Puoi appuntarle nel calendario evidenziandole con un colore oppure, se usi un calendario digitale, indicare anche l’orario di avviso per poter ricevere un promemoria.
  • Utilizzare una tecnica di gestione del tempo. Può essere la tecnica del pomodoro, del Time Boxing o Blocking, o altre. Io utilizzo quella del Task Batching che consiste nel suddividere i momenti lavorativi della mia organizzazione a fasce in diverse tematiche che vado ad alternare, in modo da differenziare le attività ed avere più concentrazione in ogni singolo “batch”.

Spero che queste tre puntate ti siano state utili. Se vuoi saperne di più, hai dubbi o domande scrivi pure il tuo commento!