Quando ho iniziato a lavorare come traduttrice freelance, tutto sembrava possibile… e tutto era un po’ un caos. Scadenze appuntate su post it, email perse nella casella di posta, fatture da incassare annotate qui e là, file sparsi tra cartelle con nomi discutibili come “NUOVA_FINALE_OK_ma_VERAMENTE_def”. Nel tempo, però, ho costruito un flusso di lavoro su misura per me che mi aiuta a consegnare sempre puntualmente, lavorare in modo più sereno, non perdere di vista le mie priorità (consegne, to do list, scadenze). In questo articolo ti racconto come ho organizzato il mio flusso di lavoro da freelance grazie a strumenti che utilizzo, abitudini che mi salvano la giornata, oltre a qualche trucchetto che potresti provare anche tu.

Il mio flusso di lavoro in breve (dalla richiesta di traduzione alla consegna)

Il mio processo lavorativo tipo funziona più o meno sempre così:

  1. Richiesta del cliente → leggo attentamente, faccio domande, fornisco preventivo e indico le tempistiche.

  2. Organizzazione progetto → creo una cartella dedicata, un file con le istruzioni e le note (tipo di traduzione, appunti su cosa considerare, cosa ricontrollare) e pianifico la traduzione nel calendario. La suddivido per giornate calcolando sempre il margine di 2-3 giorni per eventuali imprevisti. Così, nella peggiore delle ipotesi ho sempre un cuscinetto di qualche giorno per completarla e consegnare comunque in tempo e nel migliore dei casi, invio la traduzione con un po’ di anticipo (cosa che il cliente apprezza sempre molto).

  3. Traduzione e revisione → uso CAT tool se serve, controllo coerenza, tono, terminologia. Aggiorno i glossari con i termini specifici della traduzione e procedo con la revisione (io direttamente in italiano, altrimenti chiedo ad una delle mie colleghe straniere di verificare la traduzione in base alla propria lingua madre).

  4. Consegna e follow-up → invio il file, ringrazio il cliente, mi segno feedback (e eventuale follow-up futuro), chiedo di inserire una recensione sulla mia attività.

Strumenti che mi aiutano a non impazzire

Gestione progetti e scadenze

  • Zenkit: lo utilizzo per non perdere mai di vista le mie to do list.

  • Notion: lo uso come lavagna di controllo, con colonne tipo “Da fare / In corso / In revisione / Consegnato” e in ogni task aperto scrivo commenti, note, aggiungo collaboratori/collaboratrici e allegati.

  • Google Calendar: per pianificare le giornate e visualizzare i carichi di lavoro.

  • Clockify: per monitorare il tempo sui progetti e capire quanto mi occupano realmente.

Organizzazione dei file

  • Google Drive, Dropbox e OneDrive: ogni cliente ha una sua cartella, ordinata per progetto. Ho 3 cloud perché 1 non è mai abbastanza e ho sempre il terrore che dietro l’angolo si celi un virus che mi elimini tutto da uno di questi spazi. E se attaccasse tutti e tre direttamente? Salvo anche su un hard disk esterno.

  • Nomi file sempre chiari e datati, ad esempio: Trad_IT-EN_Menu_RistoranteBianchi_2025-05-22.docx

Traduzione e glossari

  • MemoQ / Trados / Smartcat/ Matecat: dipende dal cliente, ma cerco sempre di lavorare con CAT tool se il testo lo permette.

  • Termbase personali: creo glossari personalizzati per clienti ricorrenti o settori specifici (turismo, food, e-commerce). Li utilizzo contestualmente ai CAT tool che, per altro, hanno la capacità di aggiornare i vecchi glossari creati e/o di crearne di nuovi.

Abitudini che mi mantengono produttiva (senza bruciarmi)

  • Suddivisione delle attività: traduco al mattino (quando sono più lucida), revisiono al pomeriggio. Le fatture, normalmente, le faccio di venerdì perché ho bisogno di essere più scarica.

  • Tecnica del pomodoro: 25 minuti di lavoro / 5 minuti di pausa → super utile nei giorni intensi. In realtà da quando sono nel coworking sono i miei colleghi di scrivania a scandire il tempo con il richiamo del “Caffè????”

  • Pianificazione settimanale il venerdì pomeriggio: prima di chiudere il pc, faccio un check dei progetti attivi, delle to do list e delle scadenze. Mi pianifico tutto per la settimana successiva dalle traduzioni da consegnare, agli appuntamenti o i pranzi (professionali e non).

  • Pianificazione mensile a inizio mese: ad inizio anno mi sono reclusa per tutto il giorno in una stanza, sola con me stessa. Ho estrapolato un piano di marketing per tutto l’anno, valido fino a dicembre con dettaglio sugli articoli che avrei pubblicato sul blog, quali tipi di post, quali promozioni ed offerte avrei potuto realizzare. Di mese in mese, mi riporto su un calendario mensile tutte queste azioni, così da poterle dettagliare e ramificare man mano che ci lavoro.

  • Zero multitasking: un progetto alla volta, con focus totale.

Trucchetti che fanno la differenza

  • Template email pronti: per rispondere rapidamente a richieste frequenti, come preventivi o conferme.

  • Checklist di revisione pre-consegna: grammatica, punteggiatura, coerenza terminologica, formato, tono.

  • Utilizzare template per i preventivi: una volta creato il modello, devo semplicemente modificarlo con tutte le informazioni del caso. E credimi, si risparmia una marea di tempo.

Ma non sempre le cose vanno per il previsto. Può succedere che un cliente cambi idea all’ultimo, un progetto richieda più tempo del previsto, o ci si imbatta in un imprevisto personale.

In quei casi mi aiuta:

  • essere trasparente con il cliente (con educazione ma senza esaurirmi),

  • avere margine nel calendario (mai accettare lavori con scadenze troppo strette),

  • e accettare che la perfezione non esiste, ma la professionalità sì.

Conclusione: un sistema che evolve con me

A distanza di 5 anni posso dire di essere soddisfatta di come sono riuscita ad organizzare le mie giornate ed il flusso di lavoro, in generale.

Organizzarsi da freelance non è una formula fissa, è un processo che cresce insieme a te e va studiato su sé stessi/e. Negli anni ho imparato a conoscermi: so quando rendo di più, come evitare errori, come comunicare con i clienti in modo chiaro e professionale.

Il mio flusso di lavoro è ancora in evoluzione ma oggi posso dire che mi fa lavorare meglio, e vivere meglio.