La comunicazione via e-mail è diventata una parte essenziale della nostra vita professionale e personale. Scrivere un’email in inglese corretta non solo riflette la tua competenza linguistica ma può anche riflettersi sulla tua reputazione professionale. In questo articolo, vediamo alcune regole fondamentali di sintassi, grammatica e punteggiatura di Inglese Business e come scrivere una e-mail in inglese.

Regole di Sintassi e Grammatica: quali sono?

Principali differenze tra inglese ed italiano

1. Struttura della frase: in inglese, le frasi solitamente seguono l’ordine soggetto-verbo-oggetto (SVO), mentre in italiano questa struttura è più flessibile. Ad esempio, posso dire “I will send the report tomorrow” (Invierò il report domani). In italiano la frase può essere modificata con “Il report te lo invio domani”, oppure “Domani ti invio il report”. Insomma, le combinazioni sono più varie.

2. Pronomi soggetto e oggetto: In inglese, i pronomi soggetto (“I”, “you”, “he/she/it”, “we”, “you”, “they”) e oggetto (“me”, “you”, “him/her/it”, “us”, “you”, “them”) sono essenziali per la costruzione delle frasi. In italiano, al contrario, spesso utilizziamo i soggetti sottintesi.

Punteggiatura in italiano e in inglese

1. Punto e virgola (;)- si dice semicolons: Viene utilizzato per separare due frasi strettamente collegate, come in italiano. In inglese, però, si utilizza anche al posto dei due punti italiani (:) per spiegare dei concetti complessi.

2. Virgola (,)- si dice “comma”: In generale, serve a separare elementi in una lista, a introdurre una parentesi, a unire due periodi in presenza dei verbi principali. In inglese si utilizza spesso davanti alla preposizione “and”, quando si scrive una lista di tre o più sostantivi (attenzione: mai se sono solamente due, sarebbe un errore. Ad esempio “I spent the day with my mother, and my sister” non richiede la virgola davanti “and”. Se però fosse “I spent the day with my mother, my husband, and my sister”, la virgola davanti “and” sarebbe giustificata e corretta).

In italiano, invece, questo è grammaticalmente scorretto. Stessa cosa accade per “but”, che dev’essere preceduto da una virgola. Mentre mettere una virgola davanti al “ma” italiano, è un errore.

3. Punto (.)- Period : Segna la fine di una frase o di un’abbreviazione in entrambe le lingue.

4. I due punti (:)- Colons: In italiano si utilizzano per spiegare un concetto che si è appena espresso o per iniziare una lista di elementi. In inglese, come già detto, si usano solamente per gli elenchi perché per chiarire i dettagli di quanto si è appena scritto, si usa il punto e virgola.

Sintassi in inglese

Si dice che “English loves periods!”, ovvero “l’inglese ama i punti”. Questo perché in inglese le frasi sono più corte e meno complesse che in italiano. La regola d’oro che ricordo sempre nei miei corsi di business English è “KISS > Keep It Short and Simple“. Scrivi facile, frasi brevi e concise.

Infine, se il tono del contenuto è formale, non utilizzare le abbreviazioni inglesi. Per esempio, scrivi “I cannot attend to the meeting” e non “I can’t attend to the meeting”.

Come scrivere una e-mail in inglese business

Quando scrivi una email in inglese può esserti utile pensare di seguire questa struttura:

  • Greetings (saluti iniziali)
  • Reason for writing (perché stai scrivendo o rispondendo ad una e-mail?)
  • Other news (altre informazioni)
  • Ending (conclusione e saluti finali)

Ora che abbiamo chiarito alcune regole sintattiche e di punteggiatura, possiamo passare alla parte pratica. Come scrivere o rispondere ad una e-mail in inglese?

Greetings

Se il tono della e-mail è formale e non sai a chi ti stai rivolgendo una frase iniziale potrebbe essere “To whom it may concern”, letteralmente “A chi di competenza”. Puoi però scrivere “Dear/Hello + Sir/Madam (senza specificare il nome del destinatario)” oppure “Dear/Hello Mr./Mrs./Ms (+nome del destinatario).

Per un tono neutro va sempre bene il classico “Dear/Hello”, mentre se stai scrivendo ad una persona di tua conoscenza con tono informale è sufficiente un “Hello/Hi/Hey (indicando il nome del destinatario dell’e-mail).

Reason for writing

Questa parte è dedicata a spiegare il motivo della tua e-mail.

Se si tratta di una nuova e-mail da inviare, puoi utilizzare queste espressioni.

  • I am writing to enquire about… = Scrivo per avere informazioni su…
  • I am writing in reference to…= Scrivo a proposito di…
  • I am writing concerning about…= Scrivo a proposito di…
  • I am writing to complain about…= Scrivo per lamentarmi di…
  • I am writing to make a booking for… = Scrivo per prenotare/fare una prenotazione…
  • I am writing to invite you to…= Scrivo per invitarti/La a…

Nel caso in cui, invece, tu stia rispondendo ad una richiesta per e-mail, queste frasi ti possono tornare utili.

  • I am writing in response to…= Scrivo in risposta a…
  • I am writing in response to…=
  • I am writing to thank you for…= Scrivo per ringraziarti/La di…

Other news

È arrivato il momento di scendere nei dettagli della tua richiesta. A prescindere dal motivo per cui stai scrivendo o rispondendo ad una e-mail ricorda di mantenere una sintassi semplice, con frasi brevi, poche congiunzioni e di evitare le abbreviazioni se il tono è formale.

Ending

Anche nelle e-mail si può parlare di CTA (Call to Action), utilizzata nei testi marketing e dei social media.

Invita quindi il tuo lettore a visitare il tuo sito web, a rispondere alla tua e-mail, a contattarti per ulteriori informazioni.

  • I look forward to hearing from you = Resto in attesa di un tuo/Suo riscontro, resto in attesa di tue/Sue notizie
  • For further information, please do not hesitate to contact me = Per ulteriori informazioni non esitare/esiti a contattarmi

Per i saluti puoi scegliere l’espressione che più preferisci, anche se “Best regards” è quella maggiormente utilizzata, con la sua alternativa “Kind regards”. Dopo un paio di scambi di risposte, puoi semplicemente abbreviare con “Best”.

“Best wishes” va molto bene se devi fare degli auguri, equivale a “I miei migliori auguri”. Mentre, più informale, è “Many thanks” (grazie molte, mille grazie).

Esempio pratico su come scrivere una e-mail in inglese

Supponiamo di ricevere un’email da un fornitore che chiede di fissare un appuntamento online per discutere di una collaborazione futura. Una risposta appropriata potrebbe essere:

**Oggetto:** Meeting Request:

**Testo:**
Dear [Nome del Fornitore],

Thank you for your email. (in inglese “email” viene scritto senza trattino, a differenza dell’italiano)

I appreciate your interest in discussing potential collaboration opportunities.

I would be glad to schedule an online meeting to further explore this.

Could you please provide some available dates and times? I’m typically available [specifica qui giorni e orari].

Looking forward to our discussion.

Best regards,
[Tuo Nome]

In questa risposta, ho utilizzato un tono cortese e professionale, confermando l’interesse nel discutere della collaborazione e chiedendo al fornitore di fornire le disponibilità per l’incontro online. Seguendo queste regole di sintassi, grammatica e punteggiatura, puoi scrivere email in inglese chiare, efficaci e professionali. Ricorda sempre di rileggere attentamente le tue e-mail prima di inviarle per assicurarti che siano prive di errori e trasmettano il messaggio desiderato.

Hai altri dubbi o difficoltà nella scrittura di e-mail in inglese? Scrivimi e parliamone 🙂